Obligații legale

Obligațiile legale ale unei companii sau clădiri

Pe scurt: orice companie sau instituție care deține un spațiu are obligații legale pe trei linii: securitatea fizică, apărarea împotriva incendiilor și siguranța instalațiilor. Ce anume se aplică depinde de tipul clădirii, suprafață, numărul de persoane și activitate. Mai jos sunt cele mai frecvente.

1. Securitate fizică (Legea 333/2003, HG 301/2012)

• Analiza de risc la securitatea fizică, făcută de un evaluator înscris în registrul Poliției Române și revizuită cel puțin o dată la 3 ani, după un incident sau după modificări ale clădirii ori ale activității.
• Măsurile rezultate din analiză: pază, sisteme de alarmare, supraveghere video, control acces.
• Avizarea de către poliție a proiectelor sistemelor de alarmare, pentru anumite obiective (bănci, benzinării, case de schimb valutar, bijuterii, săli de jocuri și altele).
• Paza se asigură cu agenți atestați, prin companii licențiate sau prin pază proprie organizată conform legii.
• Sistemele se proiectează, se instalează și se întrețin doar de companii licențiate IGPR.

2. Apărarea împotriva incendiilor (Legea 307/2006)

• Aviz și autorizație de securitate la incendiu pentru categoriile de construcții prevăzute de lege (HG 571/2016).
• Instalații de detecție, alarmare și, unde e cazul, stingere, conform normativului P118, în funcție de destinația și mărimea clădirii.
• Contract de mentenanță pentru sistemele de detecție și stingere, cu verificări periodice notate în registru.
• Stingătoare și hidranți verificați periodic de companii autorizate.
• Iluminat de siguranță și marcaje pentru căile de evacuare, menținute în stare de funcționare.
• Organizarea apărării împotriva incendiilor: instruirea personalului, planuri de evacuare, persoană desemnată sau cadru tehnic PSI.

3. Instalații electrice

• Verificări PRAM (prize de pământ, rezistența izolației, continuitate), de regulă anual, cu buletine de măsurători emise de o companie autorizată ANRE.
• Instalație de paratrăsnet verificată periodic, acolo unde există.
• Tablouri și instalații întreținute de electricieni autorizați.

4. Supraveghere video, alarmă și date personale (GDPR, Legea 190/2018)

• Semne de informare la intrarea în zonele filmate.
• Durată limitată de păstrare a imaginilor și acces restricționat.
• Angajații informați în prealabil, cu regulile trecute în regulamentul intern.
• Pentru sistemele de alarmă: datele utilizatorilor, codurile de acces, jurnalele de evenimente și datele transmise la dispecerat se prelucrează conform GDPR, cu acces restricționat și durată limitată de păstrare.

5. Securitatea informației

• Măsuri tehnice și organizatorice pentru protecția datelor (GDPR).
• Pentru operatorii de servicii esențiale și entitățile vizate de directiva NIS2: măsuri de securitate cibernetică și raportarea incidentelor.

Surse: Legea 333/2003; HG 301/2012; Legea 307/2006; HG 571/2016; Normativul P118; Regulamentul (UE) 2016/679; Legea 190/2018. Material informativ, nu reprezintă consultanță juridică. Obligațiile exacte depind de categoria clădirii și de activitate; verificați forma în vigoare pe legislatie.just.ro.

Obligații legale

Analiza de risc la securitatea fizică

Pe scurt: aproape orice companie sau instituție care deține bunuri ori valori trebuie să aibă o analiză de risc la securitatea fizică. Pe baza ei se stabilesc măsurile de pază și sistemele de securitate potrivite.

Cine trebuie s-o facă

Legea 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor se aplică ministerelor și instituțiilor publice, regiilor autonome, companiilor și societăților naționale, operatorilor economici și celorlalte organizații care dețin bunuri sau valori, cu orice titlu. Normele de aplicare sunt în HG 301/2012.

Ce conține

Analiza identifică vulnerabilitățile și riscurile obiectivului și propune măsurile de protecție: pază, sisteme de alarmare, supraveghere video, control acces. Este realizată de evaluatori de risc la securitatea fizică înscriși în registrul național ținut de Poliția Română.

Când trebuie refăcută

Sistemele de alarmare

Pentru anumite tipuri de obiective (de exemplu bănci, benzinării, case de schimb valutar, magazine de bijuterii, săli de jocuri), proiectele sistemelor de alarmare trebuie avizate de poliție. Sistemele se proiectează, se instalează și se întrețin doar de companii licențiate.

Surse: Legea 333/2003; HG 301/2012; Instrucțiunile MAI nr. 9/2013. Material informativ, nu reprezintă consultanță juridică. Verificați forma în vigoare pe legislatie.just.ro.

Incendiu

Mentenanța sistemului de detecție incendiu

Pe scurt: dacă aveți un sistem de detecție și alarmare la incendiu, contractul de mentenanță nu este opțional. Trebuie încheiat imediat după recepția sistemului, chiar dacă clădirea nu este încă folosită.

De unde vine obligația

Legea 307/2006 privind apărarea împotriva incendiilor obligă administratorii clădirilor să asigure verificarea și întreținerea mijloacelor de apărare împotriva incendiilor. Normativul P118/3-2015 detaliază cum se face mentenanța instalațiilor de detectare, semnalizare și avertizare.

Cine o poate face

Instalatorul sistemului sau o altă companie autorizată pentru astfel de lucrări. Datele de contact ale companiei de mentenanță se afișează la vedere, lângă echipamentul de control și semnalizare.

Ce se verifică și cât de des

Toate verificările se notează într-un registru, pe care îl cer inspectorii IGSU la control. Lipsa mentenanței se sancționează contravențional.

Surse: Legea 307/2006; Normativul P118/3-2015. Material informativ, nu reprezintă consultanță juridică.

Supraveghere video

Camere de supraveghere și GDPR

Supravegherea video înseamnă prelucrare de date personale, așa că intră sub GDPR. Regulile de bază sunt simple:

1. Informați oamenii

Puneți semne vizibile, la intrarea în zona filmată, cu pictograma unei camere și datele operatorului (cine filmează și cum poate fi contactat).

2. Filmați doar ce e necesar

Camerele acoperă intrări, perimetrul, zonele cu bunuri de valoare. Nu se filmează spații unde oamenii se așteaptă la intimitate: toalete, vestiare, zone de odihnă.

3. Nu filmați domeniul public sau vecinii

Orientați camerele către proprietatea proprie și evitați strada, trotuarul sau curțile vecinilor, în afara strictului necesar.

4. Păstrați imaginile doar cât e nevoie

Stabiliți o durată de păstrare limitată și ștergere automată. Imaginile legate de un incident se pot păstra mai mult, cât durează cercetarea lui.

5. Restricționați accesul

Doar persoanele desemnate văd înregistrările, cu parole personale, iar accesul se poate verifica ulterior.

6. Angajații trebuie informați

Dacă filmați la locul de muncă, angajații trebuie informați în prealabil, iar regulile se trec în regulamentul intern.

Surse: Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR); Legea 190/2018; ghidurile ANSPDCP și ale Comitetului European pentru Protecția Datelor. Material informativ, nu reprezintă consultanță juridică.

Checklist

Verificarea lunară a sistemelor

O revizie profesionistă se face periodic, de o companie autorizată. Între revizii, câteva verificări simple arată din timp dacă ceva nu merge.

Supraveghere video

• Toate camerele au imagine clară, zi și noapte
• Înregistrarea rulează și imaginile de ieri se pot vedea
• Spațiul de stocare nu e plin, ora și data sunt corecte

Alarmă antiefracție

• Un test de alarmă ajunge la dispecerat
• Nicio zonă nu e exclusă fără motiv
• Bateriile senzorilor wireless nu dau avertizare
• Codurile foștilor angajați au fost șterse

Control acces

• Cartelele pierdute sau ale plecaților sunt dezactivate
• Ușile se închid și se blochează corect

Incendiu

• Centrala de incendiu e în stare normală, fără defecte
• Detectoarele nu sunt acoperite sau mutate
• Căile de evacuare sunt libere
• Contractul de mentenanță e valabil

Descarcă checklist-ul complet în PDF, ca să-l tipăriți și să-l bifați lunar.

Legal obligations

Legal obligations of a company or building

In short: any company or institution that occupies a space has legal obligations in three areas: physical security, fire protection and the safety of installations. What applies depends on the type of building, floor area, number of people and activity. The most common ones are listed below.

1. Physical security (Law 333/2003, Government Decision 301/2012)

• Physical security risk assessment, carried out by an assessor listed in the Romanian Police register and reviewed at least every 3 years, after an incident, or after changes to the building or the activity.
• Measures resulting from the assessment: guarding, alarm systems, video surveillance, access control.
• Police approval of alarm system designs for certain sites (banks, petrol stations, currency exchanges, jewellers, gaming halls and others).
• Guarding is provided by certified officers, through licensed companies or through in-house guarding organised in accordance with the law.
• Systems are designed, installed and maintained only by IGPR-licensed companies.

2. Fire protection (Law 307/2006)

• Fire safety approval and permit for the categories of buildings set out by law (Government Decision 571/2016).
• Detection, alarm and, where applicable, suppression systems, in line with the P118 standard, depending on the building's use and size.
• Maintenance contract for detection and suppression systems, with periodic checks recorded in a logbook.
• Fire extinguishers and hydrants checked periodically by authorised companies.
• Emergency lighting and signage for escape routes, kept in working order.
• Fire protection organisation: staff training, evacuation plans, a designated person or fire safety technician.

3. Electrical installations

• PRAM testing (earthing, insulation resistance, continuity), usually annually, with measurement reports issued by an ANRE-authorised company.
• Lightning protection system checked periodically, where one exists.
• Panels and installations maintained by licensed electricians.

4. Video surveillance, alarms and personal data (GDPR, Law 190/2018)

• Information signs at the entrance to filmed areas.
• Limited retention period for footage and restricted access.
• Employees informed in advance, with the rules included in the internal regulations.
• For alarm systems: user data, access codes, event logs and data sent to the dispatch centre are processed in line with GDPR, with restricted access and a limited retention period.

5. Information security

• Technical and organisational measures for data protection (GDPR).
• For operators of essential services and entities covered by the NIS2 directive: cyber security measures and incident reporting.

Sources: Law 333/2003; Government Decision 301/2012; Law 307/2006; Government Decision 571/2016; P118 standard; Regulation (EU) 2016/679; Law 190/2018. Informational material, not legal advice. The exact obligations depend on the building category and activity; check the version in force on legislatie.just.ro.

Legal obligations

Physical security risk assessment

In short: almost every company or institution that holds goods or valuables must have a physical security risk assessment. It is the basis for deciding the right guarding measures and security systems.

Who must carry it out

Law 333/2003 on the guarding of sites, goods and valuables and the protection of persons applies to ministries and public institutions, autonomous public companies, national companies, businesses and any other organisations that hold goods or valuables, in any capacity. The implementing rules are set out in Government Decision 301/2012.

What it contains

The assessment identifies the site's vulnerabilities and risks and proposes protective measures: guarding, alarm systems, video surveillance, access control. It is carried out by physical security risk assessors listed in the national register kept by the Romanian Police.

When it must be redone

Alarm systems

For certain types of sites (for example banks, petrol stations, currency exchanges, jewellery shops, gaming halls), alarm system designs must be approved by the police. Systems may only be designed, installed and maintained by licensed companies.

Sources: Law 333/2003; Government Decision 301/2012; Ministry of Internal Affairs Instructions no. 9/2013. Informational material, not legal advice. Check the version in force on legislatie.just.ro.

Fire

Fire detection system maintenance

In short: if you have a fire detection and alarm system, the maintenance contract is not optional. It must be signed immediately after the system is commissioned, even if the building is not yet in use.

Where the obligation comes from

Law 307/2006 on fire protection requires building managers to ensure that fire protection equipment is checked and maintained. The P118/3-2015 standard details how detection, signalling and warning systems must be maintained.

Who can do it

The system installer or another company authorised for such work. The maintenance company's contact details must be displayed in plain view, next to the control and signalling equipment.

What gets checked and how often

All checks are recorded in a logbook, which IGSU inspectors ask to see during inspections. Missing maintenance is subject to fines.

Sources: Law 307/2006; P118/3-2015 standard. Informational material, not legal advice.

Video surveillance

CCTV cameras and GDPR

Video surveillance means processing personal data, so it falls under GDPR. The basic rules are simple:

1. Inform people

Put up visible signs at the entrance to the filmed area, with a camera icon and the controller's details (who is filming and how they can be contacted).

2. Film only what is necessary

Cameras cover entrances, the perimeter and areas with valuable goods. Spaces where people expect privacy are not filmed: toilets, changing rooms, rest areas.

3. Do not film public areas or the neighbours

Point cameras at your own property and avoid the street, pavement or neighbours' yards, beyond what is strictly necessary.

4. Keep footage only as long as needed

Set a limited retention period and automatic deletion. Footage related to an incident may be kept longer, for as long as the investigation lasts.

5. Restrict access

Only designated people can view recordings, using personal passwords, and access can be audited afterwards.

6. Employees must be informed

If you film at the workplace, employees must be informed in advance and the rules included in the internal regulations.

Sources: Regulation (EU) 2016/679 (GDPR); Law 190/2018; guidance from ANSPDCP and the European Data Protection Board. Informational material, not legal advice.

Checklist

Monthly system check

Professional servicing is carried out periodically by an authorised company. Between services, a few simple checks show early on if something isn't working.

Video surveillance

• All cameras have a clear image, day and night
• Recording is running and yesterday's footage can be viewed
• Storage is not full, time and date are correct

Intrusion alarm

• A test alarm reaches the dispatch centre
• No zone is bypassed without a reason
• Wireless sensor batteries show no warning
• Former employees' codes have been deleted

Access control

• Lost cards and those of leavers are deactivated
• Doors close and lock correctly

Fire

• The fire panel is in normal state, with no faults
• Detectors are not covered or moved
• Escape routes are clear
• The maintenance contract is valid

Download the full checklist as a PDF, so you can print it and tick it off every month.